Como tornar as Reuniões Produtivas – Dicas

Confira o passo a passo para tornar suas reuniões mais produtivas e eficazes.

A reunião faz parte da rotina de empreendimentos que vão desde startups a grandes companhias. Afinal, através dela que definem estratégias, analisam resultados e fazem mudanças necessárias. Mas o problema disso é que, muitas vezes, esses encontros são demorados e nada objetivos. Deseja mudar isso? Então veja a seguir 5 dicas de como tornar suas reuniões muito mais produtivas!

1. Faça um planejamento

Antes de iniciar qualquer reunião, faça um planejamento para definir metas, justificativas, regras e assuntos importantes. Dessa forma, será possível evitar discussões que não tenham nada a ver com aquilo que precisa ser tratado e resolvido. Será também uma maneira de escolher quem deve ou não fazer parte do encontro.

2. Agende antecipadamente

Algumas empresas necessitam de várias reuniões com colaboradores e pessoas externas. Nesse sentido, é importante informar a esses participantes previamente sobre horários, regras e conteúdo. Assim, será possível evitar que esses encontros atrapalhem outros compromissos ou atividades importantes.

3. Determine horários

Determinar o horário de início e fim da reunião pode ser uma forma de impedir que ela se prolongue mais do que o necessário. Cronometrar o tempo para exposição de cada assunto também é muito importante. A partir disso, cada um dos seus membros irá se organizar para fazer tudo conforme o especificado.

4. Escolha um líder

Escolher um líder e poucas pessoas para exposição de temas a serem discutidos é outra forma de tornar uma reunião mais produtiva. Nesse sentido, o primeiro ficará responsável pelo seu início, abertura, condução de discussões e finalização. Enquanto os apresentadores poderão ficar incumbidos de tratar de assuntos específicos.

5. Finalize com uma síntese

Ao final da reunião, é interessante haver um tempo para que possíveis dúvidas sejam sanadas. Depois, o líder pode sintetizar tudo o que foi tratado e acordado. Depois, é interessante que ele envie essas informações por e-mail. Com isso, todos ficarão cientes do que foi discutido.

Com essas dicas, reuniões podem ser mais produtivas, porque serão conduzidas de forma mais objetiva e direta. Então, todos terão mais espaço para se dedicar a outras atividades também importantes. Afinal, o tempo é um item necessário para empresas que desejam acelerar seus resultados.

Gostou dessas dicas? Conhece outras formas de melhorar a produtividade de reuniões?

Por Camilla Silva